Современный бизнес полностью построен на договорных отношениях. Очевидно, что договора необходимо учитывать, контролировать их содержание, обеспечивать исполнение. При небольшом объеме договоров компания может обходиться «ручным» учетом, однако при достижении определенного количества договоров или укрупнении организации вопрос об автоматизации ведения договоров встает весьма остро.
С автоматизацией финансовой стороны договорной деятельности (выписка счетов, накладных, контроль оплат и т.д.) неплохо справляются специализированные программы (например, 1С). Что же касается учета договоров как документов, контроля содержания и этапов исполнения договорных обязательств, то на рынке нет единого универсального решения.
Для малого и среднего бизнеса оптимальным решением является "Мобильный офис". Эта система решает задачи учета договоров, ведение базы контрагентов, учет оплат, задолженностей, контроль сроков, печать по настраиваемым шаблонам (договоров, счетов, накладных, актов и т.д.), контроль поэтапного исполнения, ведение архива присоединенных материалов. В программе предусмотрены различные типы рабочих мест (менеджер, директор, исполнитель и др.)
Реестр договоров. Основная функция системы - учет договоров любых типов. Система позволяет вести несколько организаций, создавать базу контрагентов, определять виды работ, сроки исполнения, посредника и субподряд. Электронный журнал договоров может полностью отменить бумажный вид и сэкономить использование бумаги на 30%.
Контроль выполнения. Система позволяет организовать процесс исполнения договорных обязательств, назначить ответственных и проконтролировать выполнение. При этом хотелось бы отметить, что переход по этапам не отягощен обязательными актами и подтверждениями. Также замечательным дополнением является сохранение замечаний в электронном виде вместо того, чтобы запоминать менеджерам все нюансы и конфликты.
Учет оплат. Хотя система не позиционируется как бухгалтерская, в ней предусмотрен блок оплат. Для минимального учета предусмотрены: сумма договора, предоплата, оплаты, печать счета, акта выполненных работ, составление отчета по задолженностям.
Поиск. Быстрый и удобный поиск - это одна из важнейших функций электронного офиса. Найти договор можно по значению любого из регистрационного поля. На основании поиска можно также составлять отчеты и выполнить анализ.
Ведение архива документов. Организация архива документов в электронном виде одно из преимуществ современных систем. К договору можно прикрепить его отсканированный вид, сопутствующие материалы с электронного носителя, поэтапные результаты.
Отчеты. Печать и экспорт в офисные пакеты является неотъемлемыми функциями системы электронного журнала договоров. Формирование бумажных журналов, отчетов и запросов происходит в наиболее популярных офисных пакетах Microsoft Word/Excel и OpenOffice.
Защита информации.
Мы уделяем защите информации и предотвращению искажения данных большое внимание. Этот
вопрос может не возникнуть, если установлено одно локальное рабочее место. Но при настройке
системы на весь офис и/или работе вне офиса требуется продумать политику защиты данных.
1) Защита системы и физических данных обеспечивает непрерывную работоспособность
системы. В этом случае защищать надо аппаратную часть (компьютеры, серверы,
оборудование) и физические файлы (базы данных и файловые хранилища) от повреждения,
несанкционированного доступа, а также принимать меры регулярного резервного копирования.
2) Защита данных - это обеспечение целостности и достоверности данных системы.
Организуется программными средствами за счет разграничений прав пользователей и
авторизированного входа в систему. В состав системы включен модуль управления этими данными.
3) Человеческий фактор. Практика показывает, что наибольшую угрозу для информации
представляют именно внутренние нарушители - сотрудники компании, имеющие доступ к
информации. И чем выше уровень доступа, чем больше прав у сотрудника на работу с
информацией, тем потенциально больший вред этот сотрудник может нанести информации
и соответственно организации. Ведь если у сотрудника есть доступ на чтение и
редактирование информации, значит, по неосторожности ее можно исказить и удалить,
а при определенном умысле - украсть, подменить, уничтожить (в зависимости от
преследуемых целей). Работа в данном направлении включает:
• повышение общей компьютерной грамотности сотрудников;
• проведение обучения работе с программным обеспечением;
• ознакомление сотрудников с их должностными обязанностями и ответственностью за действия в системе;
• назначение администраторов, ответственных за безопасность.
Автоматизация ведения договоров для землеустрои- тельных организаций (2012).
Виды договоров, карточка договора, шаблоны документов, этапы работ и порядок согласования
соответствуют специфике работы этих предприятий.
Сопровождение договоров для институтов землеустройства (2012).
Система полностью учитывает особенности ведения договоров этих организаций.
Это отражается на видах договоров, карточке договора, шаблонах документов,
этапах работ. Также программа дополнена модулем ведения архива документации
в эл.виде и обменных файлов. Для упрощения контроля оплат программа
автоматически импортирует журналы из 1С.
Наши решения в области ведения договоров имеют привлекательную стоимость и доступны как мелким, средним предприятиям, так и крупным организациям. Вы можете заказать готовый программный продукт или индивидуальное решение, необходимое именно вам.
